Dotacja z PUP dla grafika: co kupisz, a czego urząd nie sfinansuje

Robisz logo, ulotki, posty do mediów społecznościowych, może też projekty 3D, i chcesz z tego zrobić firmę z dotacją z urzędu pracy. Lista zakupów wydaje się prosta: komputer, tablet graficzny, programy, biurko i fotel. A potem czytasz zasady swojego urzędu i… okazuje się, że połowa tej listy ma swoje „ale”.

Dotacja z PUP (powiatowego urzędu pracy) dla grafika to w większości sprzęt i programy, więc urząd patrzy przede wszystkim na to, czy kupujesz je w formie, którą da się rozliczyć. Niedawno pomagałam przy takim wniosku i niżej opisuję miejsca, w których kosztorys grafika najłatwiej się sypie: licencje i abonamenty, limit na komputer, program kupiony za granicą, faktury pro forma i firmę w domu rodziców. Opieram się na rozporządzeniu i na zasadach dwóch urzędów pracy, bo te potrafią się mocno różnić. Gdy piszę o „przykładowych zasadach”, chodzi o zasady jednego urzędu, z którymi pracowałam przy takim wniosku. Drugi przykład to regulamin urzędu pracy w Tczewie.

Na co można przeznaczyć dotację z PUP, gdy zakładasz firmę graficzną?

Przepisy wymieniają we wniosku „szczegółową specyfikację wydatków”, a w niej m.in. środki trwałe, urządzenia, maszyny, materiały reklamowe i wartości niematerialne lub prawne (§ 2 ust. 3 pkt 9 rozporządzenia w sprawie wniosków i realizacji umów o dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej). Licencja na program jest prawem do korzystania z oprogramowania, a nie rzeczą, więc to ta kategoria pozwala w ogóle wpisać programy obok komputera.

Ile wynosi dotacja i jak urzędy dopisują własne wykluczenia, pisałam przy okazji wpisu dotacja na warsztat samochodowy - co sfinansuje urząd pracy, a co nie (tam na przykładzie zasad innego urzędu, z innymi limitami, np. przy sprzęcie używanym). Tu skupiam się na tym, co dotyczy grafika.

Licencja na program czy abonament w kosztach?

Część urzędów pisze o programach wprost. W przykładowych zasadach licencje są na liście wydatków wykluczonych, ale licencje na oprogramowanie są z niej wyjęte. Licencja na program przechodzi, a na przykład licencja na prowadzenie określonej działalności już nie.

Inne urzędy dokładają warunek. Regulamin dofinansowania urzędu pracy w Tczewie ze stycznia 2026 r. uznaje przy oprogramowaniu tylko licencje komercyjne, czyli takie, które pozwalają używać programu do zarabiania, chyba że producent nie określa, do jakiego użytku jest licencja (§ 4 ust. 8). Tańsza licencja edukacyjna albo do użytku niekomercyjnego tam nie przejdzie.

Jak nie policzyć programu dwa razy?

Tu łatwo o błąd, który widziałam w praktyce. Wniosek ma dwie osobne części: listę zakupów z dotacji (specyfikację wydatków) i szacowane przychody i koszty w pierwszym roku, miesiąc po miesiącu (§ 2 ust. 3 pkt 8 i 9 rozporządzenia). Pakiet programów graficznych wpisany w obu miejscach naraz, raz jako zakup, raz jako miesięczny abonament w kosztach, to ten sam wydatek policzony dwa razy.

Zdecyduj więc, jak płacisz:

• licencja kupiona jednorazowo (wieczysta albo opłacona z góry na dłuższy okres) - może trafić na listę zakupów z dotacji, a w kosztach miesięcznych za ten okres jej nie ma,
• abonament płacony co miesiąc - zostaje w kosztach, a z listy zakupów go zdejmujesz.

Abonamentu płaconego co miesiąc i tak nie rozliczysz z dotacji za cały rok. Rozliczenie składasz w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia działalności i obejmuje ono wydatki poniesione do dnia jego złożenia (§ 4 ust. 3 i 4 rozporządzenia). Raty za kolejne miesiące przypadną już po rozliczeniu. Uważaj też na subskrypcję roczną: urząd może uznać ją za bieżący koszt prowadzenia firmy, a takie koszty w Tczewie są wykluczone (§ 4 ust. 15 pkt 6 regulaminu). Jeśli chcesz ją wpisać do zakupów, zapytaj najpierw w swoim urzędzie.

Komputer powyżej limitu - kiedy limit Cię nie dotyczy?

W obu zasadach, które tu opisuję, limit kwoty na komputer dotyczy sprzętu pomocniczego. W przykładowych zasadach limit 4 000 zł na komputer stacjonarny, laptop albo tablet obowiązuje tylko wtedy, gdy sprzęt nie jest podstawowym narzędziem pracy w danej działalności. W Tczewie ten sam pomysł ma inną kwotę: 3 000 zł razem z systemem operacyjnym na komputer „pełniący funkcję pomocniczą”, czyli do faktur, poczty czy konta firmowego (§ 4 ust. 2 pkt 2 regulaminu).

U grafika komputer to podstawowe narzędzie pracy, więc taki limit go co do zasady nie obejmuje. Komisja musi to jednak wyczytać z wniosku, a nie z Twojej głowy.

Jak to opisać we wniosku?

W uzasadnieniu zakupu napisz, do czego dokładnie potrzebujesz tego komputera: w jakich programach pracujesz, jakie usługi z opisu firmy na nim wykonasz (projekty do druku, strony, wizualizacje 3D) i dlaczego słabszy sprzęt nie wystarczy. Uzasadnienie ma pasować do opisu działalności i do PKD, czyli kodu rodzaju działalności, który wpisujesz we wniosku.

Planujesz laptop i komputer stacjonarny? Każdy potrzebuje osobnego powodu, bo urząd zapyta, po co Ci dwa. Jeśli jeden z nich jest raczej pomocniczy, przeczytaj dokładnie, czego dotyczy limit. W Tczewie limit dotyczy kwoty z dotacji, więc resztę ceny dopłacisz z własnych pieniędzy (§ 4 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 regulaminu). W przykładowych zasadach limit dotyczy kosztu zakupu, więc pomocniczy laptop droższy niż 4 000 zł może tam nie przejść nawet z dopłatą.

Program kupiony za granicą - tłumaczenie przysięgłe i kurs NBP

Kupujesz program prosto na stronie zagranicznego producenta? Faktura może wtedy przyjść w obcym języku i w obcej walucie, a to oznacza dodatkowe obowiązki przy rozliczeniu.

W przykładowych zasadach przy zakupie za granicą musisz przedstawić dowód zakupu przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego, a koszt tłumaczenia ponosisz Ty. Kwotę w obcej walucie urząd przelicza na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Regulamin z Tczewa też wymaga tłumaczenia przysięgłego, ale bierze kurs z dnia roboczego przed dniem transakcji (§ 4 ust. 11). Te same zakupy, a każdy urząd liczy trochę inaczej.

Kursy średnie znajdziesz w tabeli A kursów średnich walut obcych na stronie NBP. Problem w tym, że we wniosku planujesz kwotę w złotych, a przy rozliczeniu liczy się kurs z okolic zakupu (z dnia roboczego przed nim albo przed powstaniem obowiązku podatkowego), a nie z dnia, w którym pisałeś wniosek. Jeśli złoty w tym czasie osłabnie, ten sam program w przeliczeniu kosztuje więcej, niż wpisałeś.

Dlaczego lepsza pro forma od polskiego sprzedawcy?

Pro forma to dokument od sprzedawcy z ceną towaru, wystawiany przed zakupem. Sprawdź, czy producent programu ma w Polsce autoryzowanego sprzedawcę, i poproś o pro formę właśnie u niego. Dostajesz fakturę po polsku i w złotych, więc odpada tłumaczenie i ryzyko kursowe. Łatwiej wtedy utrzymać kwotę z wniosku.

Faktury pro forma - punkty, cena z tabeli i koszty dostawy

Rozporządzenie nie wymaga pro formy, ale urzędy chętnie ją widzą, a czasem za nią punktują. W kryteriach oceny do przykładowych zasad faktury pro forma na planowane zakupy dają 2 pkt na 24 możliwe, a ich brak 0 pkt. W Tczewie do wniosku dołączasz co najmniej jedną ofertę na zakupy ze specyfikacji, a ofertą może być też katalog, oferta ze sklepu internetowego albo z porównywarki cen (§ 4 ust. 4 regulaminu).

Zbierając pro formy, pilnuj trzech rzeczy:

• cena zgodna z tabelą - kwota z pro formy powinna odpowiadać tej, którą wpisujesz w specyfikacji wydatków; jeśli się różnią, komisja nie wie, która jest prawdziwa,
• bez kosztów dostawy - w przykładowych zasadach dotacji nie przeznaczysz na transport, przesyłkę ani pakowanie zakupionych rzeczy (podobnie w Tczewie, § 4 ust. 15 pkt 6), więc dostawa na pro formie tylko zaciemnia kwotę,
• różnicę dopłacasz sam - sprzęt w sklepie kosztuje kilkadziesiąt złotych więcej, niż chcesz wziąć z dotacji? Z dotacji wpisujesz swoją kwotę, a resztę pokazujesz jako środki własne.

Rozporządzenie każe podać we wniosku kalkulację kosztów razem ze źródłami ich finansowania (§ 2 ust. 3 pkt 10), a w drukach, które wypełniałam, jest na nie osobna kolumna. Regulamin z Tczewa mówi wprost, że dotacja nie musi pokryć całej ceny sprzętu, a różnica z Twoich pieniędzy to wkład własny (§ 4 ust. 3). Tam za udział własnych środków w zakupach dostajesz od 0 do 4 pkt na 60 możliwych (§ 3 ust. 1 pkt 7 i ust. 2).

Firma w domu rodziców - umowa użyczenia i meble

Grafik zwykle pracuje w domu, często u rodziców. To jest w porządku, ale trzeba pokazać, że z tego pomieszczenia masz prawo korzystać. Urzędy często każą załączyć dokument, który to potwierdza. W Tczewie to na przykład umowa użyczenia albo najmu, a przy własności odpis z księgi wieczystej (§ 3 ust. 5 pkt 5 regulaminu). Jeśli dom należy do rodziców, potrzebujesz umowy użyczenia (rodzice bezpłatnie udostępniają Ci pomieszczenie), którą zwykle przygotowujesz i dołączasz sam. Gdy dom ma kilku współwłaścicieli, w Tczewie wymagane są zgody wszystkich. Więcej o dokumentach do lokalu pisałam we wpisie karta rejestracyjna bezrobotnego a dotacja: doświadczenie, termin, punkty.

Ile wydasz na biurko i fotel?

W przykładowych zasadach przy firmie w lokalu mieszkalnym meble mogą kosztować najwyżej 2 000 zł. Ten sam urząd nie sfinansuje też zakupów od rodziców, rodzeństwa i innych bliskich ani od osób, z którymi prowadzisz wspólne gospodarstwo domowe. Biurka albo komputera od taty z dotacji więc nie odkupisz.

Paliwo w kosztach przy pracy w domu

Pracujesz w domu i nie jeździsz do klientów? Nie wpisuj w koszty paliwa co miesiąc i nie uzasadniaj laptopa „pracą w terenie”. W kryteriach oceny do przykładowych zasad działalność, którą da się wykonywać stacjonarnie, a jest prowadzona mobilnie, dostaje 0 pkt zamiast 5 za działalność stacjonarną w powiecie. Jeździsz do klientów? Wpisz paliwo w realnej kwocie i napisz, po co jeździsz.

Czego grafik nie kupi z dotacji w przykładowych zasadach?

Na koniec krótka lista z przykładowych zasad. To rzeczy, które grafik ma zwykle na liście zakupów albo w planach:

• telefon, nawet jeśli robisz nim zdjęcia do portfolio,
• sprzęt używany, choćby był tańszy i w dobrym stanie,
• pojazdy,
• zakupy od rodziny i domowników,
• koszty dostawy i pakowania,
• reklama i promocja powyżej 10% wnioskowanej kwoty,
• strona internetowa firmy, która w dniu rozliczenia jest jeszcze w budowie.

Inny urząd może mieć tę listę krótszą albo dłuższą. Używany sprzęt w Tczewie przejdzie na przykład w uzasadnionych przypadkach, po spełnieniu warunków z § 4 ust. 5 regulaminu.

Zanim zamkniesz kosztorys, sprawdź w zasadach swojego urzędu:

Jeśli urząd mimo to skreśli Ci pozycję albo poprosi o wyjaśnienia, przeczytaj, jak odpowiedzieć na wezwanie do poprawy wniosku o dotację z urzędu pracy.

Najczęstsze pytania o dotację z PUP dla grafika

Pamiętaj

Dotacja z PUP dla grafika rzadko rozbija się o to, czy komputer i programy są potrzebne. Rozbija się o formę: abonament wpisany dwa razy, laptop opisany jako mobilny, faktura z zagranicy bez tłumaczenia albo pro forma z kosztem dostawy. Zasady i kryteria oceny znajdziesz na stronie swojego urzędu przy ogłoszeniu o naborze, a adres strony w katalogu powiatowych urzędów pracy.