Nabór KFS w urzędzie pracy: kto składa wniosek, warunki i terminy

Chcesz przeszkolić siebie albo pracownika, a większą część kosztów kursu ma pokryć urząd pracy. Wchodzisz na stronę swojego urzędu i widzisz… „nabór zakończony”. Albo nie widzisz nic, bo nabór jeszcze nie ruszył.

Nabór KFS, czyli nabór wniosków o pieniądze z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, każdy powiatowy urząd pracy prowadzi osobno. Sam go ogłasza i sam ustala szczegółowe kryteria oceny. Z tego wpisu dowiesz się, do którego urzędu złożyć wniosek, kto może to zrobić, jakie warunki urząd sprawdza, jakie terminy obowiązują i co zrobić, gdy w Twoim urzędzie pieniądze już się skończyły.

Opieram się na ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 125-133), rozporządzeniu w sprawie KFS, które obowiązuje od 1 grudnia 2025 r., oraz na wytycznych ministerstwa dla urzędów pracy na 2026 rok.

Do którego urzędu pracy złożyć wniosek KFS?

Wniosek składasz do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby Twojej firmy albo adresu, pod którym prowadzisz działalność (art. 126 ust. 4 ustawy).

Wniosek złożysz wyłącznie elektronicznie, przez swoje konto na portalu praca.gov.pl. Ustawa przewiduje tylko tę drogę, więc papierowego wniosku ani wysłanego mailem urząd nie przyjmie. Od 2026 roku w całej Polsce obowiązuje jeden wzór wniosku, a formularz jest dostępny na portalu dopiero wtedy, gdy Twój urząd uruchomi nabór.

Szkolisz osoby, które pracują w innym powiecie albo województwie niż siedziba urzędu? Przy priorytecie dotyczącym zawodów deficytowych, czyli takich, w których brakuje chętnych do pracy, musisz wykazać, że zawód jest deficytowy tam, gdzie te osoby pracują. Według wytycznych urząd powinien określić przy naborze, czy patrzy na sytuację w powiecie, czy w całym województwie.

Swój urząd znajdziesz w katalogu powiatowych urzędów pracy. Przy każdym urzędzie jest pozycja „Szkolenia (KFS)” z informacją, czy nabór właśnie trwa, a jeśli urząd prowadził już nabór w tym roku, także z jego datami.

Jak czytać ogłoszenie o naborze KFS?

Urząd ogłasza nabór na swojej stronie internetowej. Według § 3 rozporządzenia w ogłoszeniu muszą być:

• kwota pieniędzy z KFS do rozdzielenia,
• priorytety na dany rok, czyli rodzaje szkoleń, które urząd finansuje w pierwszej kolejności,
• data rozpoczęcia i zakończenia naboru,
• zasady i kryteria wyboru wniosków.

Informacja o naborze musi się pojawić co najmniej 10 dni roboczych przed jego startem, a sam nabór trwa co najmniej 5 dni roboczych (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia). To minimum z przepisów, urząd może wyznaczyć dłuższy nabór. W uzasadnionych przypadkach może też przedłużyć termin składania wniosków (§ 5 ust. 1).

Liczą się punkty, a nie kolejność zgłoszeń

W KFS nie wygrywa ten, kto pierwszy kliknie „wyślij”. Ministerstwo pisze w wytycznych wprost: dofinansowanie przyznaje się według liczby punktów, do wysokości limitu urzędu, a nie według kolejności zgłoszeń. Przy rekrutacji do niektórych projektów z dotacjami dla bezrobotnych liczy się godzina zgłoszenia. Opisaliśmy taki przypadek w tekście o tym, jak pilnować naborów w swoim urzędzie pracy.

Szczegółowe kryteria i ich wagi ustala każdy urząd sam, w granicach trzech rzeczy z art. 125 ust. 13 ustawy: zgodności szkolenia z priorytetami, potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy oraz ceny szkolenia na tle podobnych ofert. Ministerstwo zaleca urzędom, żeby nie zmieniały zasad w trakcie naboru, więc to, co jest w ogłoszeniu, powinno obowiązywać do jego końca.

Jeśli we wniosku są błędy albo braki, urząd wyznacza Ci od 7 do 14 dni na poprawki. Jeśli nie zdążysz, wniosek zostaje bez rozpatrzenia (§ 5 ust. 2 i 3). Urząd może też przyznać pieniądze tylko na część wniosku, ale musi to uzasadnić (§ 6).

Kto może złożyć wniosek KFS i kogo przeszkolić?

Wniosek składa pracodawca albo osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Może to być też pracodawca, który nie jest przedsiębiorcą, np. fundacja zatrudniająca pracowników. Według wytycznych urząd traktuje go tak samo. Z pieniędzy KFS urząd może opłacić kształcenie (art. 125 ust. 10 ustawy):

• pracowników,
• samego pracodawcy,
• osoby prowadzącej działalność gospodarczą,
• osób, które pracują u Ciebie na umowach cywilnoprawnych, np. na zleceniu.

Prowadzisz jednoosobową firmę bez pracowników? Też możesz dostać KFS na własny kurs. Priorytety dotyczą wszystkich tych osób, nawet jeśli w ich treści jest mowa tylko o pracownikach (wytyczne).

Zastanawiasz się, czy przy jednoosobowej firmie lepiej sięgnąć po KFS, czy po bon z urzędu pracy? Porównanie obu dróg, z limitami i pytaniami do urzędu o składki na Fundusz Pracy, znajdziesz we wpisie Szkolenie z urzędu pracy dla jednoosobowej firmy: KFS czy bon na kształcenie ustawiczne?

Ile urząd dopłaci, zależy od liczby etatów w dniu złożenia wniosku. Jednoosobowa działalność bez pracowników albo pracodawca z najwyżej 9 etatami może dostać do 90% kosztów, większy do 70%. Na jednego uczestnika przypada najwyżej 200% przeciętnego wynagrodzenia (art. 126 ust. 1 i 2 ustawy). Resztę dopłacasz sam.

Jest też limit roczny na jednego wnioskodawcę: 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia przy najwyżej 9 etatach, 8-krotność przy 10-49 etatach, 12-krotność przy 50-249 i 14-krotność przy większej firmie (art. 126 ustawy).

Przykład w liczbach: przeciętne wynagrodzenie, od którego liczy się limity, wynosi od 1 września 2026 r. 9233,13 zł (komunikat Prezesa GUS, kwota zmienia się co kwartał). Firma z 5 etatami chce wysłać pracownika na kurs za 5000 zł. Urząd może dać do 90%, czyli 4500 zł, a 500 zł dopłaca firma. Na jedną osobę urząd da najwyżej ok. 18,5 tys. zł (200%), a cała firma dostanie w roku najwyżej ok. 36,9 tys. zł (4-krotność).

Etaty liczy się z umów o pracę. Zleceniobiorców, stażystów ani właścicieli firmy się do nich nie wlicza (wytyczne).

Jakie warunki KFS sprawdza urząd?

Zanim urząd zacznie liczyć punkty, sprawdza, czy w ogóle możesz dostać pieniądze z KFS. Te warunki musisz spełniać naraz:

Potem urząd ocenia sam wniosek. Musisz w nim uzasadnić, po co Tobie albo pracownikowi to szkolenie, w odniesieniu do priorytetów i potrzeb rynku pracy. Cenę kursu porównujesz z podobnymi ofertami, a jeśli porównania nie da się zrobić, piszesz szczegółowe uzasadnienie (§ 2 ust. 1 pkt 5 i 6 rozporządzenia).

Warunek 6 miesięcy składek na Fundusz Pracy łatwo pomylić z warunkiem przy refundacji kosztów sprzętu na nowe stanowisko pracy. Tam urząd sprawdza 6 miesięcy wykonywania działalności, a nie składek, i inaczej działa przy nim zawieszenie firmy. Opisuję to we wpisie Warunki doposażenia stanowiska pracy: jak liczyć 6 miesięcy działalności.

Jeden warunek obowiązuje już po szkoleniu. Przez co najmniej 3 miesiące od jego ukończenia utrzymujesz zatrudnienie albo umowę z przeszkoloną osobą, a gdy z kursu korzystał pracodawca lub właściciel firmy, nie zawieszasz ani nie zamykasz działalności (art. 127 ustawy). Warunek nie obowiązuje m.in. wtedy, gdy pracownik sam rozwiąże umowę, gdy zwolnisz go bez wypowiedzenia, dyscyplinarnie (art. 52 Kodeksu pracy) lub np. z powodu długiej choroby (art. 53), albo gdy stosunek pracy wygaśnie (art. 127 ust. 1 pkt 1).

Jeśli warunku nie dotrzymasz albo uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie ukończy kursu lub nie podejdzie do egzaminu, w ciągu 30 dni od wezwania oddajesz pieniądze wydane na tę osobę, z odsetkami ustawowymi od dnia wypłaty (art. 131). Jeśli nie dotrzymasz warunku 3 miesięcy, przez rok od ukończenia kursu nie dostaniesz też nowego finansowania z KFS (art. 127 ust. 2).

Czego urząd nie sfinansuje z KFS?

Z KFS urząd zapłaci tylko za: kurs lub szkolenie, egzamin potwierdzający kwalifikacje, studia podyplomowe, wymagane badania lekarskie i psychologiczne oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas nauki (art. 125 ust. 11 ustawy). Dojazdów, noclegów ani wyżywienia w tym katalogu nie ma.

Nawet dobrze napisany wniosek odpadnie, jeśli dotyczy kształcenia, które (art. 125 ust. 12 ustawy):

• zaczęło się przed podpisaniem umowy z urzędem, więc kurs, który już ruszył, nie dostanie pieniędzy z KFS,
• pracodawca i tak musi zapewnić z mocy przepisów, np. szkolenie BHP wymagane przez Kodeks pracy (art. 237³),
• zostało już opłacone z innych pieniędzy publicznych.

Dwa kolejne warunki dotyczą wykonawcy. Szkolenie musi prowadzić firma wpisana do Bazy Usług Rozwojowych, którą prowadzi Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (art. 128 ust. 2). Ten wymóg dotyczy tylko szkoleń (wytyczne, § 2 ust. 1 pkt 6 lit. d rozporządzenia), a nie np. studiów podyplomowych czy egzaminów.

Nie kupisz też usługi od firmy powiązanej z Tobą osobowo lub kapitałowo, np. takiej, w której jesteś wspólnikiem albo członkiem zarządu (art. 129).

Pieniądze z KFS skończyły się w Twoim urzędzie. Kiedy następny nabór?

Urząd powtarza nabory, dopóki nie rozdzieli przyznanych mu pieniędzy, a o liczbie naborów decyduje sam (§ 3 ust. 2 rozporządzenia). Jeśli po naborze według priorytetów zostaną pieniądze, może ogłosić nabór także dla wniosków spoza priorytetów (§ 3 ust. 5).

Moja obserwacja z praktyki, a nie oficjalne dane: jesienią w wielu urzędach pieniądze z KFS na bieżący rok są już rozdzielone. Pieniądze niewykorzystane przez urzędy trafiają do rezerwy ministra. Urząd może o nie wnioskować, gdy minister ogłosi taką możliwość, a o przyznaniu decyduje minister (wytyczne).

Trafisz jeszcze na jesienny nabór, a kurs zaczyna się w styczniu albo lutym? Według wytycznych w uzasadnionych przypadkach urząd może go sfinansować z pieniędzy z bieżącego roku, jeśli szkolenie ruszy najpóźniej w ostatnim dniu lutego.

Nabór KFS na 2027 rok i nowe priorytety

Ministerstwo opublikowało priorytety KFS na 2027 rok 3 września 2026 r. Są cztery:

• zawody deficytowe w powiecie lub województwie,
• umiejętności potrzebne w sytuacjach kryzysowych, przy zagrożeniach i zmianach, które wpływają na bezpieczeństwo i ciągłość działania firmy,
• kształcenie osób po 50. roku życia,
• nowe procesy, technologie i narzędzia pracy, zwłaszcza umiejętności cyfrowe, AI i tzw. umiejętności zielone (wytyczne na 2026 rok podają jako przykład obsługę technologii odnawialnych i zarządzanie zasobami).

W porównaniu z priorytetami KFS 2026 odpadły dwa: przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji oraz usługi zdrowotne i opiekuńcze razem ze spółdzielniami socjalnymi. Mogą do nich dojść priorytety wojewódzkie i powiatowe, a urząd poda je w ogłoszeniu. Szkolenie spoza wszystkich priorytetów ma szansę dopiero w osobnym naborze, który urząd może (ale nie musi) ogłosić, gdy po wnioskach priorytetowych zostaną pieniądze (art. 125 ust. 5 ustawy, § 3 ust. 5 rozporządzenia).

Urząd ogłasza nabór niezwłocznie po tym, jak dowie się, ile pieniędzy z KFS ma na dany rok (§ 3 ust. 1 rozporządzenia). Z mojej praktyki: pierwsze nabory na nowy rok urzędy zwykle ogłaszają na początku roku. Dokładny termin poznasz tylko z ogłoszenia Twojego urzędu, a od ogłoszenia do startu masz co najmniej 10 dni roboczych.

To mało, żeby szukać kursu od zera. Wykonawcę wpisanego do Bazy Usług Rozwojowych, oferty do porównania ceny i uzasadnienie pod priorytet na 2027 rok przygotuj, zanim urząd ogłosi nabór.

Najczęstsze pytania o nabór KFS

Pamiętaj: w KFS wygrywa dobrze uzasadniony wniosek, a nie szybkie kliknięcie. Umowę z urzędem podpisz, zanim kurs się zacznie, bo kursu, który już ruszył, urząd nie sfinansuje.