Dotacja z PUP dla grafika: co kupisz, a czego urząd nie sfinansuje
czytaj więcej
Założyłeś firmę kilka miesięcy temu, chcesz zatrudnić pierwszą osobę i słyszysz, że powiatowy urząd pracy (PUP) zwraca pieniądze za sprzęt na nowe stanowisko. Brzmi świetnie. Tylko że warunki doposażenia stanowiska pracy mają jeden punkt, który zatrzymuje nowe firmy na starcie: wniosek złożysz dopiero wtedy, gdy firma działa co najmniej 6 miesięcy.
Z tego wpisu dowiesz się, skąd się bierze ten warunek, jak policzyć najwcześniejszą datę wniosku, co zmienia zawieszenie działalności, jakie są pozostałe warunki wniosku i do czego zobowiązujesz się w zamian za refundację. Opieram się na ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 20 marca 2025 r. i rozporządzeniu z 21 listopada 2025 r. w sprawie wniosków i realizacji umów o dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej oraz o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy.
Spis treści
Skąd się bierze warunek 6 miesięcy działalności?
Od 1 czerwca 2025 r. refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy reguluje nowa ustawa o rynku pracy. Jej art. 155 ust. 1 pkt 2 mówi, że przedsiębiorca może złożyć wniosek, jeżeli na dzień złożenia wniosku przez ostatnie 6 miesięcy wykonywał działalność gospodarczą.
Ważne są tu dwa sformułowania: „ostatnie” i „na dzień złożenia wniosku”. Liczysz wstecz od dnia, w którym składasz wniosek, a nie od dnia ogłoszenia naboru. Do wniosku dołączasz oświadczenie o wykonywaniu działalności przez ostatnie 6 miesięcy (§ 6 ust. 5 pkt 2 lit. a rozporządzenia), a urząd sprawdza ten warunek w rejestrach publicznych (§ 7 ust. 2), takich jak CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.
Urzędy zwykle mają do refundacji własny regulamin albo zasady, ale warunek 6 miesięcy stoi w ustawie, więc obowiązuje w każdym urzędzie pracy w Polsce. Dotyczy zwykłej refundacji dla firm (art. 154 ust. 1). Wyjątek ustawa robi dla stanowisk przy opiece nad dziećmi niepełnosprawnymi i ich rehabilitacji (art. 155 ust. 2), a producent rolny zamiast stażu firmy wykazuje 6 miesięcy posiadania gospodarstwa (art. 155 ust. 4 pkt 2).
Jak policzyć najwcześniejszą datę wniosku o doposażenie stanowiska pracy w PUP?
Weź datę rozpoczęcia działalności z CEIDG i dodaj 6 miesięcy. Przykład: firma rusza 1 sierpnia. Ostatnie 6 miesięcy przed wnioskiem złożonym 1 lutego to okres od 1 sierpnia do 31 stycznia, więc wniosek możesz złożyć mniej więcej od 1 lutego.
Zostaw sobie kilka dni zapasu. Warunek sprawdza się na dzień złożenia wniosku, więc wniosek złożony choćby dzień za wcześnie go nie spełnia.
Druga sprawa to nabór. Urzędy przyjmują wnioski zwykle w naborach, które ogłaszają na swoich stronach. Spełniasz warunek 1 lutego, ale wniosek złożysz w pierwszym naborze, który w tym dniu trwa albo ruszy później. Nabór, który zamknie się 31 stycznia, jest dla tej firmy stracony, nawet jeśli brakuje jej jednego dnia.
Czy zawieszenie działalności wlicza się do 6 miesięcy?
Nie. Ustawa wymaga, żebyś przez ostatnie 6 miesięcy działalność wykonywał, a w okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej (art. 25 ust. 1 Prawa przedsiębiorców). Niektóre urzędy piszą to wprost w regulaminie, na przykład regulamin refundacji urzędu pracy w Sieradzu na 2026 r. wymaga wykonywania działalności „przez okres ostatnich 6 miesięcy (nie wlicza się okresu zawieszenia)”.
Zawieszenie przesuwa więc najwcześniejszą datę wniosku, i to wyraźnie. Przykład: firma działa od 1 sierpnia, ale przez cały listopad była zawieszona. Ustawa mówi o „ostatnich” 6 miesiącach przed wnioskiem, więc bezpiecznie jest liczyć je od dnia wznowienia: od 1 grudnia do 31 maja. Wniosek, który spełnia warunek przy każdym sposobie liczenia, złożysz około 1 czerwca.
Regulaminy nie zawsze wyjaśniają, co zrobić, gdy zawieszenie wypadło w środku tego okresu. Jeśli Twój urząd sumuje same miesiące działalności (sierpień, wrzesień, październik, grudzień, styczeń, luty), 6 miesięcy wyjdzie już z końcem lutego i wniosek przejdzie około 1 marca. Zanim złożysz go wcześniej niż w czerwcu, potwierdź w swoim urzędzie, jak liczy ten okres.
Drugi warunek 6 miesięcy: nie zmniejszaj zatrudnienia
W tym samym przepisie jest jeszcze jeden okres 6 miesięcy. Przez ostatnie 6 miesięcy przed wnioskiem nie możesz zmniejszyć wymiaru czasu pracy ani liczby pracowników z przyczyn dotyczących firmy. Jeśli ktoś odszedł z innych przyczyn, musisz uzupełnić etat albo zatrudnienie (art. 155 ust. 1 pkt 3 ustawy). Urząd sprawdza to także w dniu podpisania umowy (art. 155 ust. 5).
Firma bez pracowników nie ma czego zmniejszać, więc ten warunek jej nie zatrzyma. Ustawa nie wymaga też od przedsiębiorcy, żeby już kogoś zatrudniał. Wymóg pracownika na pełen etat w każdym z ostatnich 6 miesięcy dotyczy tylko producentów rolnych (art. 155 ust. 4 pkt 3).
Pozostałe warunki wniosku o doposażenie stanowiska pracy
Staż firmy to nie wszystko. Na dzień złożenia wniosku muszą być spełnione też te warunki (art. 155 ust. 1 ustawy):
- Ty ani osoby, które reprezentują firmę albo nią zarządzają, nie byliście w ostatnich 2 latach prawomocnie skazani za składanie fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym ani za przestępstwo skarbowe,
- firma nie zalega z wypłatą wynagrodzeń ani ze składkami na ZUS lub KRUS (Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego), Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych, ani z wpłatami na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych),
- nie zalega z innymi daninami publicznymi, np. podatkami,
- nie ma zobowiązań cywilnoprawnych niezapłaconych w terminie, czyli np. zaległych faktur.
Do wniosku dołączasz też zaświadczenia o pomocy de minimis (drobnej pomocy publicznej dla firm) otrzymanej w ostatnich 3 latach albo oświadczenie o jej wielkości lub o tym, że jej nie było (§ 6 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia). Nawet gdy spełniasz wszystkie warunki, urząd uwzględni wniosek tylko wtedy, gdy ma na niego pieniądze (§ 7 ust. 1 pkt 4).
Co obiecujesz urzędowi w zamian za refundację?
Refundacja to zwrot pieniędzy wydanych na wyposażenie nowego stanowiska pracy. W zamian zatrudniasz na tym stanowisku bezrobotnego skierowanego przez urząd pracy i utrzymujesz stanowisko przez 12 albo 18 miesięcy (art. 154 ust. 1 i art. 157 ust. 1 ustawy). Który okres Cię obowiązuje, zależy od kwoty refundacji:
| Kwota refundacji (art. 154 ust. 4) | Utrzymanie stanowiska (art. 157 ust. 1 pkt 2) |
|---|---|
| do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia | co najmniej 12 miesięcy |
| powyżej 4-krotności, najwyżej 6-krotność | co najmniej 18 miesięcy |
Przeciętne wynagrodzenie to kwota za poprzedni kwartał, którą ogłasza prezes GUS (art. 2 pkt 34 ustawy). Urząd przyjmuje tę, która obowiązuje w dniu podpisania umowy (art. 154 ust. 5). Dokładną kwotę refundacji ustala umowa, więc urząd może przyznać mniej niż ustawowy limit.
Skierowanego bezrobotnego zatrudniasz co najmniej na pełen etat (art. 157 ust. 1 pkt 3). Umowę musisz też zabezpieczyć (art. 159 w związku z art. 150 ust. 2 ustawy), np. poręczeniem, wekslem z poręczeniem wekslowym, gwarancją bankową albo blokadą środków na rachunku. Sam weksel in blanco nie wystarczy (§ 10 rozporządzenia). Gdy stanowisko się zwolni, na przykład dlatego, że pracownik sam zrezygnuje, urząd kieruje na nie kolejną osobę (art. 157 ust. 3). Jeśli nie utrzymasz stanowiska albo zatrudnienia przez cały wymagany okres, oddajesz refundację z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia otrzymania pieniędzy, proporcjonalnie do brakującego czasu (art. 158 ust. 1).
Dlatego zanim zaczniesz liczyć dni do lutego, policz też pieniądze: czy firma udźwignie pensję i składki przez 12 albo 18 miesięcy.
Najczęstsze pytania o warunki doposażenia stanowiska pracy
Ile musi działać firma, żeby dostać dotację na doposażenie stanowiska pracy?+
Co najmniej 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku (art. 155 ust. 1 pkt 2 ustawy o rynku pracy). Okres zawieszenia działalności się nie wlicza.
Czy mogę złożyć wniosek przed upływem 6 miesięcy, jeśli nabór kończy się wcześniej?+
Nie. Warunek sprawdza się na dzień złożenia wniosku, więc wniosek złożony wcześniej go nie spełnia. Zostaje kolejny nabór w Twoim urzędzie.
Czy jednoosobowa firma bez pracowników może dostać refundację?+
Tak. Ustawa nie wymaga, żeby przedsiębiorca już kogoś zatrudniał. Musi za to zatrudnić skierowanego bezrobotnego na doposażonym stanowisku i utrzymać to stanowisko przez 12 albo 18 miesięcy.
Jak wysoka może być refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy?+
Najwyżej 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia na stanowisko (art. 154 ust. 4 ustawy), a przy pracy zmianowej ten limit mnoży się przez liczbę skierowanych osób zatrudnionych na stanowisku (art. 154 ust. 6). Powyżej 4-krotności utrzymujesz stanowisko 18 miesięcy zamiast 12. Przeciętne wynagrodzenie zmienia się co kwartał, liczy się to z dnia podpisania umowy, a urząd może w naborze podać niższy limit.
Pamiętaj
Sprawdź datę rozpoczęcia działalności w CEIDG, uwzględnij każde zawieszenie i dolicz kilka dni zapasu. Dopiero wtedy wypatruj naboru.
Regulamin i ogłoszenia swojego urzędu znajdziesz na jego stronie, a adres strony w katalogu powiatowych urzędów pracy. Żeby nie przegapić terminu, przeczytaj, jak pilnować naborów na dotacje w swoim urzędzie pracy. A jeśli zatrudniasz już ludzi i chcesz ich przeszkolić, zajrzyj do wpisu o tym, jak wygląda nabór KFS w urzędzie pracy (KFS to Krajowy Fundusz Szkoleniowy).
W dotacjach lokalnych grup działania (LGD) na rozwój firmy staż liczy się inaczej niż w urzędzie pracy: łącznie 365 dni działalności w ciągu 3 lat przed wnioskiem (opracowanie urzędu marszałkowskiego województwa lubelskiego). Jak liczyć ten okres w LGD, opisuje wpis Dotacja z LGD na rozwój działalności gospodarczej: jak liczyć 365 dni.
